İşlem yetkilisi kaldırılan personel geçmiş KEP loglarını (EYS/EAS kayıtlarını) sistemden kalıcı olarak silebilir mi?

Merhabalar, şirketler ile ayrılan personeller arasında sıklıkla karşılaşılan ve kurumsal veri güvenliğini ilgilendiren çok kritik bir soru sormuşsunuz. İçiniz rahat olsun, sorunuzun kısa ve net cevabı: Hayır, hiçbir işlem yetkilisi veya ana hesap sahibi KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) loglarını (EYS/EAS kayıtlarını) kalıcı olarak silemez.

Bunun hukuki ve teknik gerekçesini detaylandırmak gerekirse;

KEP sistemi, Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu (BTK) tarafından yayımlanan 'Kayıtlı Elektronik Posta Sistemine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik' ve uluslararası ETSI TS 102 640 standartlarına göre işletilmektedir. Bu sistemin varoluş amacı inkar edilemezlik ve kesin delil üretimidir. Yönetmeliğin 16. maddesi gereğince Kayıtlı Elektronik Posta Hizmet Sağlayıcıları (KEPHS - PTT, TNB, TÜRKKEP, e-Güven vb.), KEP sisteminin işleyişine ilişkin tüm işlem kayıtlarını (logları), delil niteliği taşıyan EAS (Elektronik Arşiv Sistemi) formatında en az 20 yıl süreyle güvenli bir şekilde saklamakla yükümlüdür.

Bir işlem yetkilisi, KEP portalına giriş yaparak 'Gönderilmiş İletiler', 'Gelen Kutusu' veya 'Çöp Kutusu' gibi klasörlerdeki iletilerin kullanıcı arayüzündeki görünümlerini (içeriklerini) silebilir. Yani siz kendi ekranınızdan baktığınızda mailin metnini veya ekini göremeyebilirsiniz. Ancak, bir KEP iletisinin gönderildiği tarih, saat, gönderici adresi, alıcı adresi, ileti boyutu, mesajın ID numarası ve hash (özet) değerlerini barındıran 'Delil Kayıtları (Loglar / KEP Faturası)' kullanıcının müdahalesine tamamen kapalıdır.

Kötü niyetli eski personeliniz, iletileri portal arayüzünden silmiş olsa dahi, arka planda KEPHS sunucularında o iletinin gönderildiğine, ulaştığına veya okunduğuna dair tüm kriptografik deliller (Zaman Damgalı loglar) BTK denetimindeki sunucularda bozulmadan durmaktadır. 5070 Sayılı Elektronik İmza Kanunu ve 7201 sayılı Tebligat Kanunu m.7/a uyarınca bu kayıtlar HMK m.199 kapsamında kesin delildir.

Bu durumda yapmanız gereken hukuki süreç şudur: Şirketinizin yetkili temsilcisi (müdürü), şirketin hizmet aldığı KEPHS kurumuna (PTT veya özel entegratör) resmi bir dilekçe veya güvenli e-imzalı bir talep ile başvurarak, 'Belirtilen tarih aralığına ait tüm KEP işlem loglarının (delil kayıtlarının) dökümünün verilmesini' talep etmelidir. Hizmet sağlayıcınız size, silinmiş olsa bile o dönemde kimlere, hangi saatte KEP atıldığını gösteren zaman damgalı log raporunu sunmak zorundadır. Eğer şüpheleriniz doğruysa, elinize geçecek bu resmi log raporu, ticari sırların ifşası veya görevi kötüye kullanma (TCK m. 257) ve Ticari Sır, Bankacılık Sırrı veya Müşteri Sırrı Niteliğindeki Bilgi veya Belgelerin Açıklanması (TCK m. 239) suçlamalarıyla açacağınız savcılık şikayetinde en güçlü ve çürütülemez deliliniz olacaktır.