KEP ile 20 MB üzeri boyuttaki ekli dosyaları, bilirkişi raporu ve teknik şartnameleri karşı tarafa tek seferde nasıl tebliğ edebiliriz?

Merhaba, KEP sistemlerindeki 20 MB veya bazı hizmet sağlayıcılarda 25 MB olan dosya boyutu sınırı, sunucu kapasiteleri, e-imza doğrulama süreleri ve ağ trafiği optimizasyonu nedeniyle Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu (BTK) teknik standartlarına dayalı olarak belirlenmiş bir limittir. Yüksek boyutlu dosyaların (özellikle yüksek çözünürlüklü taratılmış bilirkişi raporları, mimari projeler veya teknik şartnameler) tebliği söz konusu olduğunda yaşanan bu problem, pratikte birkaç farklı yasal ve teknik yöntemle çözülebilmektedir.

1. Dosyaları Sıkıştırma (Zip/Rar) Yöntemi:
Öncelikle 45 MB boyutundaki PDF veya görsel dosyalarınızı .ZIP veya .RAR formatında sıkıştırarak 20 MB sınırının altına düşürüp düşüremeyeceğinizi kontrol edin. Sıkıştırma işlemi dosyanın içeriğini veya yasal geçerliliğini değiştirmez. Ancak, dosyalar sıkıştırılmadan önce mutlaka güvenli elektronik imza yazılımları (örneğin TÜBİTAK Kamu SM İmzager, e-Güven İmzala vb.) ile .P7S veya .PDF olarak e-imzalanmalıdır. İmzalanmış dosyayı sıkıştırarak göndermek en pratik yoldur.

2. Bulut/Hash (Özet Değer) Referans Yöntemi (En Güvenli Yol):
Dosya boyutunu düşüremiyorsanız, Hukuk Muhakemeleri Kanunu (HMK) elektronik delil esaslarına ve 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu'na uygun en modern yöntem 'Hash Değeri (Özet Değer)' paylaşımıdır. Dosyalarınızı güvenli bir bulut sunucusuna (Google Drive, OneDrive, şirketinizin FTP sunucusu) yükleyin. Ardından bu dosyaların SHA-256 hash (özet) değerlerini hesaplayın (bunu yapan ücretsiz güvenilir yazılımlar mevcuttur). KEP iletinizin ana metnine (body kısmına) şunu yazın: 'Ekli linkte yer alan, SHA-256 özet değeri [Hash Kodu Buraya] olan 150 sayfalık bilirkişi raporu ve teknik şartname işbu KEP iletisi ile tarafınıza tebliğ edilmiştir.' Bu yöntemle, dosya ileride mahkemeye sunulduğunda, hash değeri KEP loglarında sabit kaldığı için dosyanın sonradan değiştirilmediği kesin olarak ispatlanır.

3. KEP İletilerini Bölerek (Parça Parça) Gönderme:
Dosyaları 'Bölüm 1', 'Bölüm 2' şeklinde ayırarak ayrı KEP iletileri olarak göndermeniz delil geçerliliğini etkilemez. Her bir KEP iletisi için ayrı bir EYS (Elektronik Yazışma Sistemi) delil kaydı oluşacaktır. Ancak bu yöntemde dikkat etmeniz gereken en önemli husus, ilk KEP iletinizin metninde 'Tebliğ edilecek evrakların boyutu nedeniyle toplam 3 ayrı KEP iletisi gönderilecektir, bu ileti 1. kısımdır' şeklinde bir üst yazı yazarak iletiler arasındaki bağlantıyı (illiyet bağını) kurmaktır.

Sonuç olarak, 7201 sayılı Tebligat Kanunu m.7/a kapsamında elektronik tebligatın geçerliliği, içeriğin bütünlüğünün ispat edilebilmesine dayanır. Bölerek gönderme, KEP maliyetini (kontör/kredi) artırsa da hukuken geçerli bir tebliğdir. Ancak profesyonel iş dünyasında yukarıda anlattığım 'Hash Değeri' belirterek indirme linki sunma yöntemi çok daha kurumsal ve kabul gören bir yoldur.