← Tüm Sorulara Dön

KEP ile e-Fatura itirazı yaparken sadece e-imza kullanmak yeterli mi, yoksa mali mühür ile mi KEP mesajı imzalanmalı?

Tedarikçimiz olan bir şirket tarafından kurumsal e-Fatura sistemimize düzenlenen ticari e-faturada, mutabık kaldığımız sipariş sözleşmesine aykırı olarak fahiş birim fiyatlar ve haksız ilave hizmet kalemleri yer almaktadır. Türk Ticaret Kanunu m. 21/2 uyarınca tanınan 8 günlük yasal itiraz süresini kaçırmamak ve faturayı kesinleştirmemek adına, noter masraflarına katlanmadan derhal KEP üzerinden itiraz ihtarnamesi göndermek istiyoruz. Ancak şirketimizin muhasebe birimi, itirazın fatura ve vergi mevzuatına ilişkin olması sebebiyle KEP iletisinin mutlaka şirketin kurumsal Mali Mührü ile imzalanması gerektiğini ileri sürerken; hukuk müşavirimiz ise Mali Mührün değil, şirketi münferiden temsile yetkili müdürün kişisel Nitelikli Elektronik Sertifikasının (e-imza) şart olduğunu savunmaktadır. KEP üzerinden yapılacak e-fatura itirazında sadece şirket yetkilisinin bireysel e-imzasını kullanmak yasal olarak yeterli ve geçerli midir, yoksa Mali Mühür kullanılmaması durumunda itirazımız ticaret mahkemelerinde veya vergi incelemelerinde geçersiz sayılır mı?

Durum: Çözüldü Kategori: Soru-Cevap

2 Cevap

✓

Tedarikçiniz tarafından düzenlenen e-faturaya KEP üzerinden yapılacak itirazlarda tereddütsüz bir şekilde şirketin yetkili temsilcisinin kişisel güvenli elektronik imzası (e-imza / NES) kullanılmalıdır. Şirket Mali Mührünün kullanılması gerektiği yönündeki muhasebe görüşü hem teknik hem de mevzuat açısından tamamen hatalıdır; nitekim KEP sistemlerinde Mali Mühür ile ileti imzalanması hukuken ve sistemsel olarak mümkün de değildir.

Bu durumun ticaret hukuku, elektronik imza mevzuatı ve ispat hukuku açısından temel gerekçeleri şunlardır:

6102 Sayılı TTK m. 18/3 Hükmü ve Şekil Şartı: Türk Ticaret Kanunu'nun 18. maddesinin 3. fıkrası emredici niteliktedir: "Tacirler arasında, diğer tarafı temerrüde düşürmeye, sözleşmeyi feshe veya ondan dönmeye ilişkin ihbarlar veya ihtarlar; noter aracılığıyla, taahhütlü mektupla, telgrafla veya güvenli elektronik imza kullanılarak kayıtlı elektronik posta sistemi ile yapılır." Kanun metninde açıkça görüleceği üzere kanun koyucu KEP bildirimlerinde yalnızca "güvenli elektronik imza" kullanımını aramıştır; mali mühürden bahsetmemiştir.
5070 Sayılı Elektronik İmza Kanunu m. 5 ve Bireysel İrade Beyanı: 5070 sayılı Kanun uyarınca güvenli elektronik imza (Nitelikli Elektronik Sertifika - NES), münhasıran gerçek kişilere tahsis edilir. Tüzel kişilerin bizzat adına düzenlenmiş bir e-imza bulunmaz. Faturaya itiraz etmek (TTK m. 21/2), maddi hukuk anlamında şirketi bağlayıcı bir irade beyanıdır. Şirketi temsil ve ilzama yetkili müdür veya yönetim kurulu üyesi, noter onaylı imza sirkülerindeki yetkisine dayanarak şirketin kurumsal KEP adresi üzerinden kendi bireysel e-imzasıyla bu irade beyanını imzalar ve gönderir. HMK m. 205 uyarınca bu işlem ıslak imzalı şirket ihtarnamesi ile tamamen aynı kesin delil gücüne sahiptir.
Mali Mühür ile E-İmza Arasındaki Temel Hukuki Fark: 213 sayılı Vergi Usul Kanunu (VUK) Mükerrer 242/2 ve 509 Sıra No'lu VUK Genel Tebliği uyarınca Mali Mühür; TÜBİTAK KamuSM tarafından tüzel kişilere verilen, yalnızca vergi mevzuatı kapsamındaki elektronik belgelerin (e-Fatura, e-Defter, e-İrsaliye vb.) kurumsal aidiyetini ve bütünlüğünü teyit eden bir elektronik kaşedir. Mali Mühür bir "güvenli elektronik imza" değildir ve borç doğurucu veya yenilik doğuran özel hukuk irade beyanlarını imzalamaya hukuken elverişli değildir. BTK'nın Kayıtlı Elektronik Posta Sistemine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmeliği uyarınca da KEPHS sistemleri ileti gönderiminde yalnızca 5070 sayılı Kanuna uygun NES'i doğrulamaktadır.
GİB Fatura İtiraz Portalı ile KEP Bildiriminin Karıştırılmaması: Gelir İdaresi Başkanlığı'nın (GİB) sunduğu e-Fatura İtiraz Portalı üzerinden harici bir itiraz kaydı girilirken kurumsal Mali Mühür veya e-imza kullanılabilmektedir. Ancak TTK m. 18/3 kapsamında doğrudan muhataba KEP ile itiraz ihtarı keşide edilirken münhasıran güvenli e-imza kullanılmalıdır.

Uygulamada hak kaybına uğramamak adına; itiraz dilekçenizi (PDF) şirket yetkilisinin e-imzası ile imzalayarak KEP ekine koymalı, ekine yetkili temsilcinin imza sirkülerini ve itiraz konusu e-faturayı da iliştirmelisiniz. Gönderim KEP sistemi üzerinden tamamlandığında oluşacak zaman damgalı Teslim Delili (EYS), TTK m. 21/2'deki 8 günlük yasal itiraz süresini kesintisiz olarak korumanızı sağlayacaktır.

Yanıtlayan

Hukuk Müşaviri Z.

Konunun muhasebe ve vergi denetimi boyutuyla ilgili şu hususlara dikkat edilmelidir:

Mali Mühür sadece e-Fatura ve e-Defter oluşturma süreçlerinde GİB sistemlerine kurumsal kimlik bildirmek içindir. KEP arayüzlerine donanımsal Mali Mühür token'ı takıldığında sistem sertifikayı tanımaz veya bireysel kimlik eşleşmesi yapamadığı için 'Yetkisiz İmza Sertifikası' hatası verir.
TTK m. 21/2 uyarınca 8 günlük itiraz süresi, faturanın alıcının sistemine (GİB posta kutusuna) başarıyla ulaştığı tarihten itibaren başlar. Şirket yetkilisinin bireysel e-imzası ile hazırlanan KEP ihtarnamesi gönderildikten sonra, tedarikçinin itirazı muhasebeleştirmesi için oluşturulan KEP teslim delili çıktısını faturanın arkasına zımbalayarak vergi dairesi incelemeleri için muhafaza etmeniz şarttır.

Yanıtlayan

Mali Müşavir Caner B.