Kurumsal KEP hesabında tanımlanan alt işlem yetkilisinin gönderdiği ihtarnamelerde hukuki sorumluluk personele mi yoksa şirkete mi aittir?

Kurumsal KEP hesabında alt işlem yetkilisi olarak tanımlanan personelin gönderdiği ihtar ve bildirimlerde doğan hukuki sorumluluk; Türk Ticaret Kanunu (TTK), Türk Borçlar Kanunu (TBK) ve Yargıtay'ın 'görünüşte yetki' (apparent authority) içtihatları çerçevesinde kural olarak şirkete aittir; şirket muhatap üçüncü kişilere karşı sorumlu olup personeline ancak iç ilişkide rücu edebilir. Şirketin 'bu personel şirket imza sirkülerinde yetkili değildi' şeklindeki savunması iyi niyetli üçüncü kişilere karşı kural olarak ileri sürülemez.

Bu sonucun şirketler hukuku, temsil hukuku ve KEP mevzuatı açısından temel yasal gerekçeleri şunlardır:

• KEP Teknik Yetkisi ile Ticari Temsil Yetkisinin Kesişimi: BTK'nın Kayıtlı Elektronik Posta Sistemine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik hükümleri uyarınca kurumsal KEP hesaplarında 'Hesap Yetkilisi' şirketi temsile yetkili organlarca belirlenir ve bu yetkili sisteme 'Alt İşlem Yetkilisi' tanımlayabilir. Şirket kendi kurumsal KEP paneli üzerinden bir personele alt yetki verdiğinde, dış dünyaya karşı o personele şirket adına elektronik ortamda bildirim yapma vasıtası ve görünüşü sağlamış olur.
• TTK m. 371 ve TBK m. 547 vd. Kapsamında Ticari Vekil / Temsilci Statüsü: 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu m. 547 uyarınca ticari vekil, bir ticari işletmenin olağan işlerini yürütmek üzere atanan kişidir. İK veya satınalma personeline kurumsal KEP kullanım yetkisi verilmesi zımni bir ticari vekillik yetkisi doğurur. TTK m. 371/2 gereğince, temsil yetkisine getirilen şirket içi sınırlandırmalar ticaret siciline tescil ve ilan edilmedikçe iyi niyetli üçüncü kişilere karşı hüküm ifade etmez. Muhatap üçüncü kişi, iletinin şirketin tescilli kurumsal KEP adresinden ([email protected]) geldiğini görmüş olup şirket içi yetki sınırlarını ve imza sirkülerini araştırmak zorunda değildir.
• Görünüşte Yetki ve TMK m. 2 Dürüstlük Kuralı: Türk Medeni Kanunu m. 2 dürüstlük kuralı ve Yargıtay Hukuk Genel Kurulu'nun yerleşik içtihatları uyarınca; bir kimsenin temsil yetkisi olmasa dahi, temsil olunan şirket kendi kusurlu davranışı veya organizasyonel ihmaliyle (alt işlem yetkilisi tanımlayarak) dış dünyaya bu kişinin yetkili olduğu izlenimini yaratmışsa, bu duruma güvenerek işlem yapan iyi niyetli üçüncü kişilerin hakları korunur. Şirket 'alt yetkili yetkisini aştı' diyerek sözleşme feshini veya ihtarı geçersiz kılamaz; bildirim şirketi bağlar.
• İş Hukuku Açısından İş Sözleşmesinin Feshi: 4857 sayılı İş Kanunu ve Yargıtay 9. Hukuk Dairesi içtihatlarına göre, fesih yetkisi işverenin feshe yetkili organına aittir. Yetkisiz İK uzmanı tarafından yapılan fesih bildirimi sonradan şirket yetkili organı tarafından onaylanmadıkça usulsüz fesih sayılabilir ve işçi işe iade davası açabilir. Ancak işçi feshi kabul edip kıdem/ihbar tazminatı talep ederse şirket 'yetkisiz personel feshetti' diyerek tazminat ödemekten kaçınamaz.
• TBK m. 46-47 Yetkisiz Temsil ve Şirketin İç Rücu Hakkı: Şirket, alt işlem yetkilisinin yetki aşımı sebebiyle bir zarara uğrarsa veya üçüncü kişiye tazminat ödemek zorunda kalırsa; 6098 sayılı TBK m. 396 ve İş Kanunu m. 25/II uyarınca sadakat ve özen borcuna aykırı davranan personele karşı tazminat davası açarak ödediği meblağı şahsen rücu edebilir.

Öneri: Bu riskleri önlemek adına kurumsal KEP sisteminde alt yetkililere tek başına gönderim yetkisi verilmemeli; KEPHS panelinde çoklu imza ve 'Onaycı / İkinci Onay' (workflow approval) mekanizmaları devreye alınmalıdır.