PTT KEP üzerinden toplu gönderim yaparken ekteki PDF boyutu 10 MB'ı aştığında 'gönderim limiti aşıldı' hatası alıyorum, bu limiti artırmanın kurumsal bir yolu var mı?

PTT KEP web posta arayüzünde karşılaştığınız 10 MB'lık dosya boyutu sınırı, yalnızca kurumsal kullanıcı arayüzü düzeyinde uygulanan bir güvenlik ve bant genişliği optimizasyonu kısıtlamasıdır. Bu kısıtın hem teknik altyapı boyutu hem de Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu (BTK) mevzuatı ve 6100 sayılı Hukuk Muhakemeleri Kanunu (HMK) açısından çok net hukuki çözümleri ve kuralları bulunmaktadır.

Sorununuzun teknik nedenleri, yasal dayanakları ve kurumsal çözüm yolları şu şekildedir:

• MIME Standardı ve Base64 Kodlamasının Boyut Büyümesi: Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) iletileri ETSI TS 102 640 standartlarına göre MIME yapısında oluşturulur. KEP ekine yüklediğiniz ikili (binary) bir PDF dosyası, sistem tarafından Base64 algoritması ile kodlanır. Base64 kodlaması verinin boyutunu matematiksel olarak yaklaşık %33 ila %35 oranında artırır. Dolayısıyla 8-9 MB boyutundaki ham bir PDF dosyası, KEP delil zarfına (EYS) dönüştürüldüğünde ve elektronik imza ile zaman damgası eklendiğinde doğrudan 11-12 MB seviyesine fırlamakta ve 10 MB webmail tavan sınırına takılmaktadır.
• PTT KEP Web Servis (API) Entegrasyonu ile Limit Artırımı: Standart PTT KEP web arayüzünde bireysel ve temel kurumsal hesaplar için 10 MB sınırı sabit olmakla birlikte; şirketinizin ERP, İK veya Doküman Yönetim Sistemi (EBYS) yazılımları ile PTT KEP sunucuları arasında Web Servis (API) Entegrasyonu kurulması durumunda bu kota sözleşmesel olarak 25 MB veya 50 MB seviyelerine kadar artırılabilmektedir. Kurumsal KEP Entegrasyon Sözleşmesi imzalayarak doğrudan PTT API'leri üzerinden toplu gönderim gerçekleştirdiğinizde web arayüzünün 10 MB bariyerini aşabilirsiniz.
• HMK m. 199 ve m. 205 Uyarınca Belge Optimizasyonu (PDF/A ve OCR): Mahkemelerde veya iş davalarında belgenin kesin delil niteliği taşıması, dosyanın yüksek çözünürlükte taranmış olmasından değil, HMK m. 199 uyarınca güvenli elektronik imza ile bütünlüğünün korunmasından kaynaklanır. 300 veya 600 DPI renkli tarama yerine; 150-200 DPI gri tonlamalı, OCR (Optik Karakter Tanıma) yapılmış ve metin tabanlı PDF/A-1b formatı tercih edilmelidir. Bu yöntemle 15 MB'lık taranmış bir evrak, sıfır okunabilirlik kaybı ve eksiksiz yasal geçerlilikle 1.5 - 2 MB boyutuna indirilebilir.
• Zincirleme KEP Gönderimi Yöntemi: Çok hacimli eklerin zorunlu olduğu durumlarda, TTK m. 18/3 kapsamındaki ihtar veya bildirimlerinizi bölerek gönderebilirsiniz. Ana metinde "İşbu bildirimin ekleri teknik dosya boyutu sınırları sebebiyle Ek-1 ve Ek-2 olarak birbirini takip eden KEP iletileriyle gönderilmektedir" şerhine yer verip ilgili KEP iletilerini birbirine atıf yaparak peş peşe göndermek, her bir gönderi için ayrı ve bağımsız teslim delili (EYS) üreteceğinden hukuken tamamen geçerlidir.
• Harici Bulut Bağlantısı (Link) Paylaşımının Hukuki Riski: KEP metni içerisine Google Drive, OneDrive veya WeTransfer gibi harici indirme bağlantıları yerleştirmek KESİNLİKLE TAVSİYE EDİLMEZ. Çünkü KEP sistemi ve zaman damgası yalnızca ileti gövdesini ve doğrudan eklenen dosyayı kriptografik olarak mühürler. Harici bir linkin içeriği sonradan değiştirilebilir veya silinebilir olduğundan, HMK m. 205 anlamında inkâr edilemezlik (non-repudiation) delili oluşturmaz ve mahkemede karşı tarafın içerik inkârı halinde hak kaybına yol açar.

Özetle; acil gönderimlerinizde belgelerinizi OCR destekli PDF/A formatına optimize etmeli veya zincirleme KEP metodunu kullanmalısınız; orta ve uzun vadeli kurumsal çözüm için ise PTT KEP Kurumsal Web Servis Entegrasyonuna geçerek ileti kota sınırınızı yükseltmelisiniz.