Şirket genel kurul çağrısının e-imzasız sade metin olarak KEP'ten gönderilmesi Ticaret Kanunu'na göre geçerli mi?
2 Cevap
Merhaba, şirket içi uyuşmazlıklarda genel kurul çağrı usulleri büyük önem taşımakta olup, çağrının usulüne uygun yapılmaması halinde alınacak kararların iptali dahi gündeme gelebilmektedir.
Sorunuzun temelini oluşturan husus, Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) üzerinden yapılan bildirimlerde e-imza (Güvenli Elektronik İmza) kullanımının zorunlu olup olmadığıdır. KEP sistemi, standart e-postadan farklı olarak gönderim zamanını, gönderici ve alıcı kimliğini hukuken geçerli bir şekilde loglayan (delillendiren) bir sistemdir. Ancak, içeriğin yasal geçerliliği ve bağlayıcılığı konusunda ilgili kanun maddelerine bakmak gerekir.
6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu (TTK) Madde 1526/1 hükmüne göre, 'Poliçe, bono, çek, makbuz senedi, varant ve kambiyo senetlerine benzeyen senetler güvenli elektronik imza ile düzenlenemez. Bu senetlere ilişkin kabul, aval ve ciro gibi işlemler güvenli elektronik imza ile yapılamaz.' Bunun dışındaki birçok hukuki işlem güvenli e-imza ile yapılabilir. Ancak, daha da önemlisi TTK Madde 18/3'te belirtilen 'Tacirler arasında, diğer tarafı temerrüde düşürmek, sözleşmeyi feshetmek veya ondan dönmek amacıyla yapılacak ihbar veya ihtarların noter aracılığıyla, taahhütlü mektupla, telgrafla veya güvenli elektronik imza kullanılarak kayıtlı elektronik posta sistemi ile yapılması şarttır' kuralıdır.
Genel kurul çağrıları TTK Madde 414'te düzenlenmiştir. Buna göre genel kurul, esas sözleşmede gösterilen şekilde, şirketin internet sitesinde (zorunluysa) ve Türkiye Ticaret Sicili Gazetesinde ilan yoluyla toplantıya çağrılır. Ayrıca pay defterinde yazılı pay sahiplerine iadeli taahhütlü mektupla toplantı günü bildirilir. Modern uygulamada, iadeli taahhütlü mektup yerine KEP kullanımı kabul görmektedir.
Ancak, KEP iletilerinde e-imza zorunluluğu hususunda ince bir ayrım vardır: KEP sistemi kendi başına (e-imzasız dahi olsa) göndericiyi doğrular ve inkar edilemez bir delil (EYS/EAS) üretir. Eğer şirket esas sözleşmesinde veya yasal düzenlemede 'güvenli elektronik imza ile imzalanmış belge' şartı açıkça aranmıyorsa, salt genel kurul çağrısı (bildirim) niteliğindeki bir metnin KEP ile gönderilmesi (sistemin göndericiyi zaten e-devlet/şifre veya mobil imza ile doğrulamış olması nedeniyle) tebligat hukuku açısından 'ulaşmış' sayılır. Yargıtay'ın güncel kararlarında, KEP sistemi üzerinden gönderilen ve göndericisi sistem tarafından doğrulanan iletilerin, salt bildirim (çağrı) amacı taşıması halinde, belgenin ayrıca e-imza ile imzalanmamış olmasının çağrıyı geçersiz kılmayacağı yönünde değerlendirmeleri bulunmaktadır. Çünkü KEP zaten kapalı devre ve güvenli bir sistemdir, sisteme girerken doğrulama yapılmaktadır.
Bununla birlikte, risk almamak ve toplantıda alınacak olası aleyhe kararlara karşı itiraz hakkınızı saklı tutmak adına toplantıya katılmanız veya kendinizi bir vekille temsil ettirmeniz en sağlıklı yol olacaktır. Sırf 'e-imza yok' diyerek çağrıyı yok saymak, ileride yaşanacak bir uyuşmazlıkta 'iyiniyet' ve 'dürüstlük kuralı' (TMK m.2) çerçevesinde aleyhinize yorumlanabilir.
Meslektaşımın görüşlerine kısmen katılmakla birlikte, TTK'nın katı şekil şartlarını göz önünde bulundurmak gerektiği kanaatindeyim. Genel kurul çağrısı gibi şirketin temel işleyişine etki edecek önemli bir kararın bildiriminde, e-imza kullanılmamasını ciddi bir usul eksikliği olarak değerlendiriyorum.
Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) Rehberi ve Elektronik İmza Kanunu m.5 uyarınca güvenli elektronik imza, elle atılan imza ile aynı hukuki sonucu doğurur. E-imzasız bir KEP iletisi, sadece iletinin o hesaptan çıktığını kanıtlar ancak içeriğin doğruluğunu ve hukuki bağlayıcılığını aynı seviyede garanti etmez.
Eğer genel kurul toplantısında alınacak kararların iptalini talep edecekseniz, 'çağrının usulüne uygun yapılmadığı' (TTK m. 446) gerekçesini öne sürebilirsiniz. Ancak yine de toplantıya katılıp muhalefet şerhi düşmek her zaman daha güvenli bir hukuki stratejidir.