TTK 152 uyarınca gerçekleşen şirket birleşmelerinde infisah eden devrolunan şirketin KEP hesabındaki 20 yıllık EAS delil paketlerinin devralan şirkete intikali ve KEPHS'den delil talep prosedürü nedir?
3 Cevap
6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu'nun (TTK) 152 ve devamı maddeleri uyarınca gerçekleştirilen sermaye şirketleri birleşmelerinde temel ilke külli halefiyet (universal succession - TTK m. 153) prensibidir. Birleşmenin ticaret siciline tescili ile devrolunan şirket infisah eder ve malvarlığı (tüm hakları, alacakları, borçları ve hukuki ilişkileri) bir bütün olarak kendiliğinden devralan şirkete intikal eder.
Devrolunan şirketin geçmiş KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) hesaplarındaki delil kayıtlarının akıbeti ve KEPHS nezdindeki işlemler şu hukuki prosedüre tabidir:
- 20 Yıllık Yasal Saklama Yükümlülüğü: Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu (BTK) tarafından yayımlanan Kayıtlı Elektronik Posta Sistemine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik madde 17 uyarınca, KEP Hizmet Sağlayıcıları (KEPHS), sistem üzerinden üretilen tüm senet niteliğindeki delil kayıtlarını ve işlem loglarını en az 20 yıl boyunca güvenli Elektronik Arşiv Sistemi (EAS) ortamında saklamakla kanunen yükümlüdür. Şirketin ticaret sicilinden terkin edilmiş olması bu kayıtların silinmesine veya imha edilmesine kesinlikle dayanak teşkil etmez.
- Külli Halefiyet Sıfatıyla Doğrudan Talep Hakkı: Devralan şirket, birleşmenin tescil edildiğini gösteren Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi nüshasını, devralan şirketin güncel imza sirkülerini ve KEP yetkilendirme başvuru formunu KEPHS'ye ibraz ederek infisah eden şirketin kapatılan KEP hesabındaki tüm EYS/EAS delil paketlerinin kopyasını veya arşiv erişim yetkisini talep edebilir. TTK 153 gereğince devralan şirket yasal halef olduğundan, KEPHS 'üçüncü kişi gizliliği' veya KVKK gerekçesiyle bu talebi reddedemez.
- KEPHS'nin Direnmesi Durumunda HMK 221 Yolu: Uygulamada bazı özel KEPHS'ler hesap sahibinin terkin edildiğini öne sürerek doğrudan veri tesliminden kaçınabilmektedir. Böyle bir durumda devam eden davada mahkemeden 6100 sayılı HMK madde 221 (Üçüncü kişilerin belge ibrazı zorunluluğu) uyarınca ilgili KEPHS'ye müzekkere yazılması ve geçmiş delil paketlerinin doğrudan dava dosyasına celbi talep edilmelidir.
Tavsiyemiz; şirket birleşme sözleşmelerine devrolunan şirketin KEP, e-Defter ve e-Fatura arşiv yetkilerinin devralana devredileceğine dair özel bir hüküm eklenmesi ve sicil tescili akabinde gecikmeksizin KEPHS'ye başvurularak arşiv devir protokolünün imzalanmasıdır.
Birleşme tescil gazetesini ve devralan şirketin vergi dairesi birleşme bildirim yazısını ekleyerek PTT KEP veya ilgili özel entegratöre noter onaylı bir ihtarname/dilekçe ile başvurursanız, hesap pasife alınmış olsa bile 'Arşiv İnceleme Yetkisi' tanımlanır ve geçmişe dönük .eyp delil paketleri topluca tarafınıza harici ortamda teslim edilir.
TTK m. 152 ve KEP Yönetmeliği uyarınca birleşme tescil edildiğinde devralan şirket, devrolunan şirketin külli halefidir. İnfisah eden şirketin KEP hesabındaki geçmiş delil paketleri (EAS) yasal saklama yükümlülüğü gereğince silinmez. Devralan şirketin imza yetkilileri; Ticaret Sicil Gazetesi birleşme ilanı, yeni yetki belgesi ve noter onaylı birleşme sözleşmesi ile birlikte ilgili KEPHS'ye resmi yazılı müracaatta bulunarak eski hesabın arşiv modunda dondurulmasını ve delil paketlerinin devralan şirketin KEP sistemine veya harici şifreli ortama intikalini talep etme hakkına haizdir.