Yönetim kurulu karar defteri yerine kararları KEP üzerinden ortaklara tebliğ etmek Türk Ticaret Kanunu açısından geçerli bir yöntem midir?

Yönetim kurulu kararlarının üyeler arasında KEP üzerinden dolaştırılması pratik bir operasyonel yöntem gibi görünse de; fiziki Yönetim Kurulu Karar Defteri tutulmasından tamamen vazgeçilerek kararların yalnızca KEP iletileri ve arşiv kayıtlarıyla yönetilmesi Türk Ticaret Kanunu (TTK) ve Ticari Defterler Mevzuatı açısından kesinlikle hukuka aykırıdır ve ağır kurumsal riskler doğurur. Bu yöntemle alınan kararlar noter ve ticaret sicili nezdinde tescil edilemeyeceği gibi butlan veya yokluk iddialarıyla malul hale gelir.

Bu kuralın Şirketler Hukuku, Ticaret Sicili ve Ticari Defterler Mevzuatı kapsamındaki yasal dayanakları şunlardır:

• TTK m. 64 ve Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ Uyarınca Emredici Yükümlülük: 6102 sayılı TTK m. 64/4 ile Ticaret Bakanlığı ve Hazine ve Maliye Bakanlığı tarafından yayımlanan Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ hükümleri uyarınca; anonim şirket yönetim kurulları "Yönetim Kurulu Karar Defteri" tutmakla kanunen yükümlüdür. Bu defterin ciltli veya müteharrik (hareketli) yapraklı olması, kullanılmadan önce notere açılış tasdiki yaptırılması ve izleyen hesap döneminin birinci ayı sonuna kadar notere kapanış tasdikinin (veya onay yenilemesinin) yaptırılması emredicidir. Karar defterinin hiç tutulmaması TTK m. 562 uyarınca adli para cezası gerektiren bir suçtur ve HMK m. 222 uyarınca ticari defterlerin şirket lehine delil olma gücünü tamamen ortadan kaldırır.
• TTK m. 390/4 Uyarınca Elden Dolaşma Yolu ile Karar Alma Sınırları: TTK m. 390/4 uyarınca; "Üyelerden hiçbiri toplantı yapılması isteminde bulunmadığı takdirde, yönetim kurulu kararları, kurul üyelerinden birinin belirli bir konuda yaptığı, karar şeklinde yazılmış önerisine, en az üye tam sayısının çoğunluğunun yazılı onayı alınmak suretiyle de verilebilir." Kararların güvenli e-imza ile imzalanması 5070 sayılı Kanun m. 5 uyarınca geçerlidir. Ancak kanun koyucu bu onayların karar defterine geçirilmesini zorunlu kılmıştır. Salt KEP posta kutusunda kalan bir karar metni, deftere yapıştırılmadığı veya işlenmediği sürece kanuni karar alma sürecini tamamlamış sayılmaz.
• Elektronik Kurul İstisnası (TTK m. 1527 ve MKK EYKS): Türk Ticaret Kanunu'nda fiziki karar defteri ve fiziki toplantı zorunluluğunun tek bir yasal istisnası vardır: O da TTK m. 1527'de düzenlenen "Elektronik Ortamda Yönetim Kurulu" (EYKS) sistemidir. Şirket esas sözleşmesinde buna dair açık hüküm bulunması ve Merkezi Kayıt Kuruluşu (MKK) tarafından sağlanan veya Bakanlıkça onaylı Güvenli Elektronik Yönetim Kurulu Sistemi altyapısının kullanılması durumunda kararlar tamamen elektronik ortamda üretilip saklanabilir. Standart bir PTT KEP veya özel KEPHS posta kutusu TTK m. 1527 kapsamındaki lisanslı EYKS altyapısının yerini ASLA tutamaz.
• Ticaret Sicili Tescil Engeli ve Butlan / Yokluk Riski: Ticaret Sicil Müdürlükleri; imza yetkilisi atanması, şube açılışı, sermaye artırımı gibi tescile tabi hiçbir yönetim kurulu kararını noter tasdikli karar defteri sureti olmaksızın tescil ve ilan etmez. KEP çıktısı sicil tescili için yasal evrak sayılmaz. Ayrıca TTK m. 391 uyarınca kanunun emredici şekil şartlarına uyulmaksızın alınan kararlar batıldır; deftere kaydedilmeyen kararlar sebebiyle şirket yöneticileri TTK m. 553 uyarınca şirkete ve ortaklara karşı şahsen ve müteselsilen tazminat sorumluluğu altına girer.

Yasal ve Pratik Çözüm: Şirketiniz ya esas sözleşmesini tadil ederek MKK nezdindeki resmi Elektronik Yönetim Kurulu Sistemine (EYKS) geçiş yapmalı; ya da KEP ve e-imza ile toplanan kararları noter tasdikli müteharrik yapraklı karar defterine yazdırıp ekine e-imza doğrulama çıktılarını iliştirerek yasal açılış/kapanış tasdiklerini düzenli yaptırmalıdır.