KEP İletisi Delil Türleri (Delil 1-5): Delil Zinciri, Zaman Damgası ve Saklama Yükümlülüğü

Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) sistemini standart e-postalardan ayıran en temel unsur, iletinin yaşam döngüsü boyunca atılan her adımın tarafsız ve güvenilir bir üçüncü taraf (KEPHS) tarafından resmi olarak senetlenmesidir. Bu senetlere mevzuatta KEP Delili adı verilir (şirketlerin genel kullanım çerçevesi için 2026'da şirketler için KEP kullanımı rehberimize başvurabilirsiniz). Bir KEP iletisi gönderildiğinde arka planda mikrosaniyeler içerisinde bir delil zinciri (Evidence Chain) örülür. Bir uyuşmazlık anında mahkemeye sunulan delilin türü, tebligatın hukuken ne aşamada olduğunu gösterir. Bu teknik makalede KEP sistemindeki 5 temel delil türünü ve yasal saklama yükümlülüklerini ayrıntılarıyla inceliyoruz.

1. KEP Delil Zinciri Nasıl Çalışır? (Delil Türleri 1-5)

ETSI TS 102 640 standardı ve BTK düzenlemelerine göre bir KEP iletisinde üretilen deliller şunlardır:

Delil 1: Gönderim Delili (Submission Evidence)

Göndericinin KEP iletisini kendi KEPHS sunucusuna başarıyla yüklediğini ve iletinin sistem tarafından kabul edildiğini gösteren ilk delildir. İletinin başlığı, eklerin hash değeri ve gönderim anı kayıt altına alınır.

Delil 2: İletim Delili (Relay Evidence)

Eğer alıcı farklı bir KEPHS'ye kayıtlı ise (örneğin gönderici PTT KEP, alıcı TÜRKKEP kullanıyorsa), gönderici KEPHS'nin iletiyi alıcı KEPHS sunucusuna güvenli TLS tüneli üzerinden teslim ettiğini ispatlayan delildir.

Delil 3: Teslim Delili (Delivery Evidence - En Kritik Delil)

İletinin alıcının KEP posta kutusuna sorunsuz şekilde ulaştığını ve alıcının erişimine sunulduğunu gösterir. Hukuki tebligat süreleri (5 günlük yasal süre) bu delilin üretildiği andan itibaren işlemeye başlar. Alıcı e-postasını açmasa dahi teslim delili kesin hukuki sonuç doğurur (özellikle iş hukuku uyuşmazlıklarında İK süreçlerinde KEP bordro gönderimi ve fesih bildirimleri bu delil gücüne dayanır).

Delil 4: Okunma / Açılma Delili (Retrieval Evidence)

Alıcının KEP hesabına giriş yaparak ilgili iletiyi veya eklerini açtığı anda üretilen delildir. Alıcı iletiyi açtığı anda 5 günlük bekleme süresi sona erer ve tebligat o saniyede tamamlanmış kabul edilir.

Delil 5: Hata / Teslim Edilememe Delili (Non-Delivery Evidence)

Alıcının posta kutusunun kapalı olması, askıya alınması veya kota doluluğu nedeniyle iletinin teslim edilemediğini gösteren delildir. Göndericiye derhal bildirilir.

2. Delil Dosyalarında Zaman Damgası Mimarisi

Üretilen her bir delil, KEPHS'nin donanımsal güvenlik modülünde (HSM) saklanan kök sertifikası ile imzalanır ve TÜBİTAK Ulusal Zaman Damgası Sunucusu (NTP/TSA) ile mühürlenir. Bu sayede hiçbir taraf sistem saatini ileri veya geri alarak delil sahteciliği yapamaz.

3. Yasal Saklama Süresi: Deliller Ne Kadar Süre Saklanmalıdır?

KEPHS'ler delilleri 20 yıl saklamak zorunda olsa da, şirketlerin kendi delil dosyalarını (.eyp) düzenli olarak indirip yerel veya bulut arşivlerinde güvenli şekilde yedeklemeleri tavsiye edilir.

Sonuç

KEP delil mimarisi, dijital iletişimi şüpheye yer bırakmayacak biçimde kesinleştiren matematiksel bir delil zinciridir. Delil türlerinin anlamını bilmek, ticari ve hukuki ihtilaflarda firmanızın haklarını doğru savunmanızı sağlar.