Şirket Birleşme ve Devralmalarında KEP Bildirimi ve Hukuki Tebligat Riskleri

Şirket birleşme, devralma ve bölünme süreçlerinde ticari unvanlar ve tüzel kişilikler değişirken, en sık göz ardı edilen operasyonel risklerin başında Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) adreslerinin yönetimi gelmektedir. KEP adresi üzerinden tebliğ edilen mahkeme ve icra tebligatları doğrudan sonuç doğurduğundan, birleşme takviminde KEP entegrasyonu hayati önem taşır.

1. İnfisah Eden Şirketin KEP Adresi Ne Zaman ve Nasıl Kapatılır?

TTK uyarınca devralınan şirket, birleşmenin ticaret siciline tescili ile kendiliğinden infisah eder ve tüzel kişiliği son bulur. Ancak infisah eden şirketin KEP adresi tescil anında otomatik olarak kapanmaz.

• Sicil Gazetesi İle KEP Sağlayıcıya Bildirim: Birleşme tescil ilanını içeren Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi ile lisanslı KEP Hizmet Sağlayıcısına (KEPHS) başvurulmalı ve hesap 'Gelen İletilere Kapatılmış / Arşiv Statüsü'ne alınmalıdır.
• Tebligat Kanunu Uyarınca Risk: Eğer KEP hesabı kapatılmazsa ve UETS (Ulusal Elektronik Tebligat Sistemi) entegrasyonu güncellenmezse, eski adrese gelen tebligatlar 5. günün sonunda tebliğ edilmiş sayılır ve şirketin aleyhine kesinleşen icra ve davalara yol açabilir.

2. Külli Halefiyet İlkesi ve KEP Delil Loglarının Saklanması

Devralan şirket, infisah eden şirketin tüm hak ve borçlarına külli halef sıfatıyla sahip olur. Bu kapsamda eski şirketin KEP kutusunda yer alan 20 yıllık delil logları (delil.xml), sözleşme onayları ve resmi yazışmalar silinemez; devralan şirketin yasal arşivine aktarılmalıdır.

3. MERSİS ve UETS Adres Bilgilerinin Güncellenmesi

Birleşme sonrasında devralan şirketin MERSİS kayıtlarındaki KEP adresi ve yetkili işlem yetkilisi sertifikaları güncellenmeli, PTT UETS sisteminde alt kullanıcı yetkilendirmeleri yeni yönetim kurulunun yetki matrisine göre yeniden tanımlanmalıdır.