Şirketler İçin UETS ve KEP Ayrımı: Hangi Bildirim Nereden Yapılmalı?

Türkiye'de şirket yöneticilerinin ve muhasebe birimlerinin en sık karıştırdığı iki kavram UETS (Ulusal Elektronik Tebligat Sistemi) ile KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) sistemidir. 'Bizim zaten KEP adresimiz var, UETS'ye ne gerek var?' ya da 'UETS aldık, KEP aboneliğini iptal edebilir miyiz?' gibi sorular iş dünyasında oldukça yaygındır. Oysa bu iki sistem birbirinin alternatifi değil; görev alanları, yasal dayanakları ve iletişim yönleri tamamen farklı iki ayrı dijital altyapıdır. Bu makalede UETS ve KEP arasındaki temel farkları ve şirketlerin hangi durumda hangisini kullanması gerektiğini netleştiriyoruz.

1. Yasal Dayanak ve İletişim Yönü Farkı

İki sistemi birbirinden ayıran en temel fark iletişimin tek yönlü mü yoksa çift yönlü mü olduğudur:

• UETS (7201 Sayılı Tebligat Kanunu): Adalet Bakanlığı, mahkemeler, icra daireleri, vergi daireleri, SGK ve diğer kamu otoritelerinin şirketlere resmi tebligat göndermesi için kurulmuş tek yönlü (inbound) bir tebligat kanalıdır. Şirketler UETS üzerinden dışarıya tebligat gönderemez; yalnızca kamudan gelen resmi tebligatları tebellüğ eder.
• KEP (Türk Ticaret Kanunu & 5070 Sayılı Kanun): Şirketlerin birbirleriyle, müşterileriyle, çalışanlarıyla ve kamu kurumlarıyla çift yönlü (gönderim ve alım) yazışma yapabildiği, ticari ihtar, teklif ve sözleşme gönderebildiği dinamik bir e-posta altyapısıdır.

2. Karşılaştırma Tablosu: UETS vs KEP

3. Şirketler Hangi Durumda Hangisini Kullanır?

Ne Zaman UETS Kullanılır?

• Bir mahkemeden gelen dava dilekçesi veya tensip zaptını teslim almak için.
• İcra dairesinden gelen haciz ihbarnamesini tebellüğ etmek için.
• Vergi denetim raporu veya ceza ihbarnamesini görüntülemek için.

Ne Zaman KEP Kullanılır?

• Tedarikçinize ayıplı mal ihbarında bulunmak veya sözleşmeyi feshetmek için.
• Kiracınıza kira artış veya tahliye ihtarnamesi çekmek için.
• Çalışanlarınıza ücret bordrolarını ve iş akdi fesih bildirimlerini tebliğ etmek için.
• Kamu kurumuna (örneğin Rekabet Kurumu, BDDK) resmi savunma veya dilekçe sunmak için.

Sonuç

Özetle; UETS şirketinize gelen 'adli tebligat kapısı', KEP ise şirketin hukuki zırhla donatılmış 'dijital posta ofisidir'. Şirketinizin her iki adrese de sahip olması ve gelen iletileri günlük olarak denetlemesi yasal hak kayıplarını engellemek için mecburidir.

Kurumsal KEP süreçlerinde delil güvenliği için KEP delil dosyası (.eyp) açma ve doğrulama kılavuzu içeriğimizi inceleyebilir, şirket unvanı veya adres değişikliklerinde izlenecek yasal adımlar için şirket unvan ve adres değişikliğinde KEP güncelleme rehberimizden destek alabilirsiniz.