Şirketin KEP yetkilisi olan çalışan işten ayrıldığında KEP hesabındaki geçmiş delil kayıtları silinir mi?
3 Cevap
Şirketlerde insan kaynakları veya hukuk departmanında görevli KEP işlem yetkilisinin işten ayrılması durumunda, geçmişte gönderilen veya alınan resmi tebligat delillerinin akıbeti şirket yönetimi için hayati önem taşır.
1. Deliller Tüzel Kişiliğe Aittir, Şahsa Bağlı Değildir
Kayıtlı Elektronik Posta Sistemine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik uyarınca kurumsal KEP hesaplarında tüm delil kayıtları (delil 1-5) şirketin tüzel kişiliğine aittir:
- Yetkili kullanıcının hesaptan çıkarılması veya şifresinin iptal edilmesi, geriye dönük delil arşivine hiçbir zarar vermez. Şirketin yeni yetkilisi atandığında geçmiş 10 yıla ait tüm delil paketlerini (delil.xml) eksiksiz görüntüleyebilir ve indirebilir.
- Şirket birleşmelerinde ve devirlerde de benzer şekilde şirket birleşmelerinde KEP hukuki riskleri tüzel kişilik devamlılığı esasına göre yönetilir.
2. Yetkili Değişikliğinde Acil Yapılması Gerekenler
- İşten ayrılan personelin KEP işlem yetkisi, şirketin imza yetkilisi tarafından derhal KEP Hizmet Sağlayıcısı (KEPHS) portalından pasife alınmalıdır.
- Dışarıdan gelen resmi tebligatların takipsiz kalmaması için banka fesih ve KEP ileti yönetimi protokolleri devreye alınarak yeni bir şirket yetkilisinin GSM ve e-posta bildirim adresi sisteme tanımlanmalıdır.
Teknik arşivleme süreçlerinde dikkat edilmesi gereken operasyonel adımlar şunlardır:
- KEP kutunuzda depolama kotası %100 dolduğunda sistem gelen yeni KEP iletilerini kabul etmeyerek göndericiye 'Alıcı Kotası Dolu - Teslim Edilemedi Delili' (EAS) üretir. Bu durum hak kayıplarına yol açacağından, kotanız dolmadan önce eski e-postaları ekleriyle birlikte yerel depolama alanınıza (.eml ve .eyp formatında) taşıyıp posta kutusunu boşaltmalısınız.
- İndirdiğiniz .eyp dosyalarının bütünlüğünü doğrulamak için TÜBİTAK KamuSM İmza Doğrulama aracını kullanabilirsiniz. Dosya hash (SHA-256) değerlerinde tek bir bitlik bozulma dahi zaman damgasını geçersiz kılacağından, yedekleme dosyalarınızı salt okunur (read-only) güvenlik politikalarıyla korumalısınız.
KEP iletimlerinin delil gücü Hukuk Muhakemeleri Kanunu (HMK m. 199 ve m. 205) ile Türk Ticaret Kanunu (TTK m. 18/3) kapsamında senet hükmünde kesin delil niteliğindedir.
- KEP sistemi üzerinden üretilen her bir delil paketi (
.eypuzantılı dosya), gönderim, teslim ve muhatabın kutusuna ulaşma anını TÜBİTAK onaylı zaman damgası ve SHA-256 özetiyle kilitler. - Muhatabın 'bana böyle bir mail gelmedi' veya 'içeriği boştu' şeklinde itiraz etme hakkı hukuken yoktur; sistem delil kayıtları inkar edilemezlik (non-repudiation) prensibiyle korunur.
- Dava dosyasına veya icra takibine sunarken KEP sağlayıcısından aldığınız barkodlu ve doğrulanabilir teslim delil tutanağını eklemeniz yeterlidir.
Özellikle ihtarname, sözleşme feshi ve cari hesap mutabakatlarında noter masrafı yapmadan aynı hukuki gücü elde etmenin en ekonomik yoludur.